Richtlinie zum Umgang mit Infos zu geschlechtsspezifischer Gewalt 

1. Zweck 

Diese Richtlinie erklärt, wie die Infos, die über das Formular zur Überprüfung geschlechtsspezifischer Gewalt („das Überprüfungsformular“) gesammelt werden, von der Organisation angenommen, gespeichert, bewertet und genutzt werden. Der Grund für das Sammeln dieser Infos ist, einen sicheren, respektvollen und inklusiven Arbeitsplatz zu fördern und die Schutzpflichten der Organisation zu erfüllen. 

2. Geltungsbereich 

Diese Richtlinie gilt für: 

• Alle Bewerber 

• Alle Mitarbeiter 

• Alle Auftragnehmer, Berater und Zeitarbeitskräfte 

• Alle Drittanbieter, die der Organisation Personal zur Verfügung stellen 

3. Grundsätze 

Yugo sich bei der Verarbeitung sensibler Daten an die folgenden Grundsätze: 

• Vertraulichkeit: Nur Leute, die das wirklich brauchen, dürfen auf die Infos zugreifen. 

• Datenschutz: Bei der ganzen Verarbeitung von Infos halten wir uns an die geltenden Datenschutz-, Arbeits- und Menschenrechtsgesetze in den jeweiligen Ländern. 

• Fairness: Die Infos werden nicht dazu benutzt, um jemanden unfair zu diskriminieren, können aber bei der Beurteilung der Eignung für eine Stelle berücksichtigt werden, im Einklang mit den Schutzpflichten der Organisation. 

• Datenminimierung: Es werden nur Infos gesammelt und gespeichert, die für die Sicherheits- und Eignungsbewertung unbedingt nötig sind. 

• Sicherheit: Die Infos werden sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt. 

4. Sammeln von Infos 

Die Infos werden über das Screening-Formular gesammelt, wenn jemand eingestellt wird, eine Stelle antritt oder eine wichtige Änderung in seiner Rolle passiert. 
Die Leute werden über Folgendes informiert: 

• Warum die Infos gesammelt werden 

• Wie es verwendet wird 

• Ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung und Vertraulichkeit 

Das Ausfüllen des Screening-Formulars ist ein Pflichtteil des Einstellungs- oder Beauftragungsprozesses, es sei denn, das wird durch lokale Gesetze verboten. 

5. Wie wir die Infos nutzen 

Die Infos, die du uns gibst, werden nur für diesen Zweck genutzt: 

• Überprüfen, ob jemand für einen Job oder eine Stelle geeignet ist 

• Rausfinden, ob irgendwelche fundierten Erkenntnisse oder relevante Untersuchungen ein Risiko für Kollegen, Bewohner, Kunden oder die Organisation darstellen 

• Unterstützung bei Schutzmaßnahmen, Risikomanagement und Sorgfaltspflichten 

Die Infos werden nicht für irgendwelche anderen Zwecke wie Marketing oder Leistungsmanagement benutzt. 

Entscheidungen, die auf diesen Infos basieren, werden: 

• Dokumentiert, 

• Fair und auf Fakten basierend, und 

• Überprüft von P&C oder einer anderen autorisierten Stelle. 

6. Zugriff und Offenlegung 

Der Zugang ist nur für folgende Leute erlaubt: 

• Leute aus dem Team „People & Culture“, die für die Personalbeschaffung oder das Fallmanagement zuständig sind 

• Personalverantwortliche (wenn nötig) 

• Leute aus der Rechts- oder Compliance-Abteilung (wenn nötig) 

• Nur die oberste Führungsebene, wenn eine gründliche Risikobewertung nötig ist. 

Infos werden nicht nach außen weitergegeben, außer: 

• Wenn es das Gesetz verlangt 

• Wenn es nötig ist, um die Sicherheit von Leuten zu schützen 

• Mit der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung der Person 

• Bei der Weitergabe an autorisierte externe Ermittler oder Aufsichtsbehörden 

Alle Offenlegungen werden dokumentiert. 

7. Lagerung und Sicherheit 

Die Screening-Formulare werden gespeichert: 

• Trenn die allgemeinen Personalakten, wenn es sinnvoll ist.  

• Mit Zugriffskontrollen und Prüfpfaden 

Nur Leute, die dazu berechtigt sind, dürfen die Daten anschauen oder ändern. 

8. Aufbewahrung und Vernichtung 

Die Infos werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bewertung und das Risikomanagement der Organisation nötig ist, und zwar in Übereinstimmung mit: 

• Lokale Aufbewahrungsgesetze 

• Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der Organisation 

Wenn die Infos nicht mehr gebraucht werden, werden sie sicher mit anerkannten Methoden vernichtet (z. B. durch sicheres digitales Löschen oder zertifizierte Aktenvernichtung). 

9. Genauigkeit und Korrektheit 

Leute haben das Recht, soweit es gesetzlich erlaubt ist: 

• Schau Über uns die Infos Über uns an. 

• Frag nach Korrekturen, wenn die Infos unvollständig, veraltet oder falsch sind. 

• Frag Über uns Infos genutzt wurden. 

Anfragen werden schnell und fair bearbeitet. 

10. Überprüfung und Audit 

Diese Richtlinie wird jedes Jahr überprüft, oder auch früher, wenn es wegen gesetzlicher, regulatorischer oder betrieblicher Änderungen nötig ist. 
Es können interne Audits durchgeführt werden, um die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen zu überprüfen. 

11. Nichtbeachtung 

Wenn du gegen diese Richtlinie verstößt, kann das zu Strafen bis hin zur Kündigung führen und auch rechtliche Konsequenzen haben.