Politica sul trattamento delle informazioni relative allo screening della violenza di genere 

1. Finalità 

La presente informativa illustra le modalità con cui l’organizzazione riceverà, conserverà, valuterà e utilizzerà le informazioni raccolte tramite il Modulo di screening sulla violenza di genere (“il Modulo di screening”). Lo scopo della raccolta di tali informazioni è quello di promuovere un ambiente di lavoro sicuro, rispettoso e inclusivo, nonché di adempiere alle responsabilità dell’organizzazione in materia di tutela. 

2. Ambito di applicazione 

La presente politica si applica a: 

• Tutti i candidati 

• Tutti i dipendenti 

• Tutti gli appaltatori, i consulenti e i lavoratori interinali 

• Eventuali fornitori esterni che mettono a disposizione personale per l'organizzazione 

3. Principi 

Yugo impegna a rispettare i seguenti principi fondamentali nel trattamento delle informazioni sensibili: 

• Riservatezza: l'accesso alle informazioni sarà consentito esclusivamente al personale autorizzato che ne abbia una legittima necessità aziendale. 

• Conformità alle norme sulla privacy: ogni trattamento dei dati sarà conforme alle leggi vigenti in materia di privacy, diritto del lavoro e diritti umani nelle giurisdizioni di riferimento. 

• Equità: le informazioni non saranno utilizzate per discriminare in modo ingiusto, ma potranno essere prese in considerazione nella valutazione dell’idoneità al ruolo, in linea con gli obblighi di tutela previsti dall’organizzazione. 

• Riduzione al minimo dei dati: verranno raccolte e conservate solo le informazioni strettamente necessarie per le valutazioni di sicurezza e idoneità. 

• Sicurezza: le informazioni saranno conservate in modo sicuro e protette da accessi non autorizzati. 

4. Raccolta delle informazioni 

Le informazioni vengono raccolte tramite il modulo di screening al momento dell’assunzione, dell’incarico o di un cambiamento rilevante di ruolo. 
Gli interessati saranno informati in merito a: 

• Perché vengono raccolte queste informazioni 

• Come verrà utilizzato 

• I loro diritti in materia di accesso, rettifica e riservatezza 

La compilazione del modulo di selezione è una fase obbligatoria del processo di assunzione o di ingaggio, salvo che ciò sia vietato dalla normativa locale. 

5. Utilizzo delle informazioni 

Le informazioni fornite saranno utilizzate esclusivamente ai seguenti fini: 

• Valutazione dell’idoneità all’assunzione o all’incarico 

• Valutare se eventuali risultati comprovati o indagini rilevanti rappresentino un rischio per i colleghi, i residenti, i clienti o l’organizzazione 

• Adempimenti in materia di tutela, gestione dei rischi e dovere di diligenza 

Le informazioni non saranno utilizzate per scopi non correlati, quali attività di marketing o gestione delle prestazioni. 

I processi decisionali basati su queste informazioni saranno: 

• Come documentato, 

• Equo e basato su dati concreti, e 

• Verificato da P&C o da un’altra funzione autorizzata. 

6. Accesso e divulgazione 

L'accesso è strettamente limitato a: 

• I membri del team People & Culture responsabili delle assunzioni o della gestione dei casi 

• Responsabili delle assunzioni (ove necessario) 

• Personale addetto agli aspetti legali o alla conformità (se necessario) 

• Dirigenza di alto livello solo nei casi in cui sia necessaria una valutazione dei rischi significativa 

Le informazioni non saranno divulgate all'esterno, salvo nei seguenti casi: 

• Quando previsto dalla legge 

• Quando è necessario per garantire la sicurezza delle persone 

• Previo esplicito consenso scritto dell'interessato 

• In caso di trasferimento a investigatori terzi autorizzati o ad autorità di regolamentazione 

Tutte le comunicazioni saranno documentate. 

7. Conservazione e sicurezza 

I record del modulo di screening saranno archiviati: 

• Da conservare separatamente dai fascicoli generali del personale, ove opportuno  

• Con controlli di accesso e registri di audit 

Solo il personale autorizzato può visualizzare o aggiornare i dati. 

8. Conservazione e distruzione 

I dati saranno conservati solo per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità di valutazione e gestione dei rischi organizzativi, e in conformità con: 

• Leggi locali in materia di conservazione dei dati 

• Piani di conservazione dei documenti aziendali 

Quando non saranno più necessarie, le informazioni saranno distrutte in modo sicuro utilizzando metodi approvati (ad esempio, la cancellazione digitale sicura o la distruzione certificata dei documenti). 

9. Accuratezza e correzione 

Le persone hanno il diritto, nei limiti previsti dalla legge, di: 

• Accedere alle informazioni in possesso dell'azienda che li riguardano 

• Si prega di segnalare eventuali correzioni qualora le informazioni fossero incomplete, non aggiornate o inesatte 

• Chiedere chiarimenti su come sono state utilizzate le informazioni 

Le richieste saranno gestite con tempestività e correttezza. 

10. Revisione e audit 

La presente politica sarà sottoposta a revisione su base annuale, o prima qualora lo richiedano eventuali modifiche di natura legale, normativa o operativa. 
Potranno essere condotti audit interni per verificare la conformità ai requisiti in materia di privacy e protezione dei dati. 

11. Mancata conformità 

La violazione della presente politica può comportare provvedimenti disciplinari, che possono arrivare fino al licenziamento, e può avere conseguenze legali.