Politica sul trattamento delle informazioni relative alla violenza di genere
1. Scopo
La presente politica descrive le modalità con cui le informazioni raccolte tramite il Modulo di screening sulla violenza di genere ("il Modulo di screening") saranno ricevute, archiviate, valutate e utilizzate dall'organizzazione. Lo scopo della raccolta di tali informazioni è quello di promuovere un ambiente di lavoro sicuro, rispettoso e inclusivo e di adempiere alle responsabilità di tutela dell'organizzazione.
2. Ambito di applicazione
La presente politica si applica a:
Tutti i candidati
Tutti i dipendenti
Tutti gli appaltatori, i consulenti e i lavoratori temporanei
Qualsiasi fornitore terzo che fornisca personale all'organizzazione
3. Principi
Yugo impegna a rispettare i seguenti principi fondamentali nel trattamento delle informazioni sensibili:
Riservatezza: le informazioni saranno accessibili solo al personale autorizzato che ne abbia una legittima necessità lavorativa.
Conformità alla normativa sulla privacy: tutte le operazioni di trattamento delle informazioni saranno conformi alle leggi vigenti in materia di privacy, occupazione e diritti umani nelle giurisdizioni competenti.
Equità: le informazioni non saranno utilizzate per discriminare in modo ingiusto, ma potranno essere prese in considerazione nella valutazione dell'idoneità al ruolo, in linea con gli obblighi di tutela dell'organizzazione.
Minimizzazione dei dati: saranno raccolte e conservate solo le informazioni strettamente necessarie per le valutazioni di sicurezza e idoneità.
Sicurezza: le informazioni saranno conservate in modo sicuro e protette da accessi non autorizzati.
4. Raccolta di informazioni
Le informazioni vengono raccolte tramite il modulo di screening al momento dell'assunzione, dell'assegnazione dell'incarico o di un cambiamento di ruolo rilevante.
Le persone saranno informate di:
Perché vengono raccolte queste informazioni
Come verrà utilizzato
I loro diritti in materia di accesso, rettifica e riservatezza
La compilazione del modulo di screening è una parte obbligatoria del processo di reclutamento o assunzione, salvo nei casi in cui sia vietato dalla legge locale.
5. Utilizzo delle informazioni
Le informazioni fornite saranno utilizzate esclusivamente per:
Valutazione dell'idoneità all'impiego o all'assunzione
Determinare se eventuali risultati comprovati o indagini pertinenti rappresentino un rischio per colleghi, residenti, clienti o l'organizzazione
Supporto alla salvaguardia, alla gestione dei rischi e agli obblighi di diligenza
Le informazioni non saranno utilizzate per scopi non correlati, quali marketing o gestione delle prestazioni.
Il processo decisionale basato su queste informazioni sarà:
Documentato,
Equo e basato su prove concrete, e
Revisionato da P&C o da un'altra funzione autorizzata.
6. Accesso e divulgazione
L'accesso è strettamente limitato a:
Membri del team People & Culture responsabili del reclutamento o della gestione dei casi
Responsabili delle assunzioni (ove necessario)
Personale legale o addetto alla conformità (se richiesto)
Leadership senior solo nei casi in cui sia necessaria una valutazione dei rischi significativa
Le informazioni non saranno divulgate all'esterno, tranne nei seguenti casi:
Quando richiesto dalla legge
Quando necessario per proteggere la sicurezza delle persone
Con il consenso scritto esplicito dell'interessato
Quando si trasferiscono dati a investigatori o autorità di regolamentazione terzi autorizzati
Tutte le divulgazioni saranno documentate.
7. Conservazione e sicurezza
I dati dei moduli di screening saranno conservati:
Separare dai fascicoli generali del personale, ove opportuno.
Con controlli di accesso e registri di audit
Solo il personale autorizzato può visualizzare o aggiornare i registri.
8. Conservazione e distruzione
Le informazioni saranno conservate solo per il tempo necessario al raggiungimento degli scopi di valutazione e gestione dei rischi organizzativi, in linea con:
Leggi locali sulla conservazione dei dati
Programmi di conservazione dei documenti organizzativi
Quando non saranno più necessarie, le informazioni saranno distrutte in modo sicuro utilizzando metodi approvati (ad esempio, cancellazione digitale sicura o distruzione certificata dei documenti).
9. Accuratezza e correzione
Gli individui hanno il diritto, come consentito dalla legge, di:
Accedere alle informazioni detenute su di loro
Richiedere correzioni se le informazioni sono incomplete, obsolete o inaccurate
Chiedere chiarimenti su come sono state utilizzate le informazioni
Le richieste saranno gestite in modo tempestivo ed equo.
10. Revisione e verifica
La presente politica sarà rivista annualmente, o prima se richiesto da modifiche legali, normative o operative.
Potranno essere condotti audit interni per verificare la conformità ai requisiti in materia di privacy e protezione dei dati.
11. Mancata conformità
La violazione della presente politica può comportare azioni disciplinari, fino al licenziamento, e può avere conseguenze legali.