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Política sobre el tratamiento de la información relativa a la detección de la violencia de género
1. Objetivo
Esta política describe cómo la organización recibirá, almacenará, evaluará y utilizará la información recopilada a través del Formulario de evaluación de la violencia de género («el Formulario de evaluación»). El objetivo de recopilar esta información es fomentar un lugar de trabajo seguro, respetuoso e inclusivo, y cumplir con las responsabilidades de protección de la organización.
2. Ámbito de aplicación
Esta política se aplica a:
Todos los solicitantes de empleo
Todos los empleados
Todos los contratistas, consultores y trabajadores temporales
Cualquier proveedor externo que suministre personal a la organización.
3. Principios
Yugo compromete a respetar los siguientes principios fundamentales en el tratamiento de información confidencial:
Confidencialidad: Solo el personal autorizado con una necesidad comercial legítima tendrá acceso a la información.
Cumplimiento de la normativa de privacidad: Todo el tratamiento de la información se ajustará a las leyes aplicables en materia de privacidad, empleo y derechos humanos en las jurisdicciones pertinentes.
Equidad: La información no se utilizará para discriminar injustamente, pero podrá tenerse en cuenta a la hora de evaluar la idoneidad para el puesto, de conformidad con las obligaciones de protección de la organización.
Minimización de datos: Solo se recopilará y conservará la información estrictamente necesaria para las evaluaciones de seguridad e idoneidad.
Seguridad: La información se almacenará de forma segura y se protegerá contra el acceso no autorizado.
4. Recopilación de información
La información se recopila a través del formulario de selección en el momento de la contratación, el compromiso o el cambio de función pertinente.
Se informará a las personas de:
Por qué se recopila la información
Cómo se utilizará
Tus derechos de acceso, rectificación y confidencialidad.
La cumplimentación del formulario de selección es una parte obligatoria del proceso de contratación o selección, salvo que lo prohíba la legislación local.
5. Uso de la información
La información proporcionada se utilizará únicamente con el fin de:
Evaluación de la idoneidad para el empleo o la contratación
Determinar si los hallazgos fundamentados o las investigaciones pertinentes suponen un riesgo para los compañeros de trabajo, los residentes, los clientes o la organización.
Apoyo a las obligaciones de protección, gestión de riesgos y deber de diligencia.
La información no se utilizará para fines ajenos, tales como marketing o gestión del rendimiento.
La toma de decisiones basada en esta información será:
Documentado,
Justo y basado en pruebas, y
Revisado por P&C u otra función autorizada.
6. Acceso y divulgación
El acceso está estrictamente limitado a:
Miembros del equipo de Personas y Cultura responsables de la contratación o la gestión de casos.
Gerentes de contratación (cuando sea necesario)
Personal jurídico o de cumplimiento normativo (si es necesario)
Liderazgo sénior solo cuando sea necesaria una evaluación de riesgos significativa.
La información no se divulgará externamente, salvo en los siguientes casos:
Cuando lo exija la ley
Cuando sea necesario para proteger la seguridad de las personas.
Con el consentimiento explícito por escrito de la individual
Cuando se transfiera a investigadores o reguladores externos autorizados
Todas las divulgaciones serán documentadas.
7. Almacenamiento y seguridad
Los registros del formulario de selección se almacenarán:
Separados de los expedientes generales de personal, cuando proceda.
Con controles de acceso y registros de auditoría
Solo el personal autorizado puede ver o actualizar los registros.
8. Conservación y destrucción
La información se conservará solo durante el tiempo necesario para cumplir con los fines de evaluación y gestión de riesgos organizativos, y de conformidad con:
Leyes locales de retención
Calendarios de conservación de documentos de la organización
Cuando ya no sea necesaria, la información se destruirá de forma segura utilizando métodos aprobados (por ejemplo, eliminación digital segura o destrucción certificada de documentos).
9. Exactitud y corrección
Las personas tienen derecho, según lo permita la ley, a:
Acceder a la información que se tiene sobre vosotros.
Solicita correcciones si la información está incompleta, desactualizada o es inexacta.
Solicita aclaraciones sobre cómo se ha utilizado la información.
Las solicitudes se tramitarán con rapidez y equidad.
10. Revisión y auditoría
Esta política se revisará anualmente, o antes si así lo exigen cambios legales, normativos u operativos.
Se podrán realizar auditorías internas para confirmar el cumplimiento de los requisitos de privacidad y protección.
11. Incumplimiento
El incumplimiento de esta política puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden llegar a incluir el despido, y puede acarrear consecuencias legales.