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Política sobre el tratamiento de la información obtenida en las evaluaciones de detección de violencia de género
1. Objetivo
Esta política describe cómo la organización recibirá, almacenará, evaluará y utilizará la información recopilada a través del formulario de detección de violencia de género («el formulario de detección»). El objetivo de recopilar esta información es fomentar un entorno de trabajo seguro, respetuoso e inclusivo, y cumplir con las responsabilidades de la organización en materia de protección.
2. Ámbito de aplicación
Esta política se aplica a:
Todos los que solicitan empleo
Todos los empleados
Todos los contratistas, consultores y trabajadores temporales
Cualquier proveedor externo que proporcione personal a la organización
3. Principios
Yugo compromete a respetar los siguientes principios fundamentales a la hora de tratar información confidencial:
Confidencialidad: Solo el personal autorizado que tenga una necesidad empresarial legítima podrá acceder a la información.
Cumplimiento de la normativa de privacidad: Todo el tratamiento de la información se ajustará a la legislación aplicable en materia de privacidad, empleo y derechos humanos en las jurisdicciones pertinentes.
Equidad: La información no se utilizará para discriminar de forma injusta, pero sí se tendrá en cuenta a la hora de evaluar la idoneidad para el puesto, de acuerdo con las obligaciones de protección de la organización.
Minimización de datos: Solo se recopilará y conservará la información estrictamente necesaria para las evaluaciones de seguridad e idoneidad.
Seguridad: La información se almacenará de forma segura y estará protegida contra el acceso no autorizado.
4. Recopilación de información
La información se recopila a través del formulario de selección en el momento de la contratación, la incorporación o cualquier cambio relevante en el puesto.
Se informará a las personas de:
¿Por qué se recopila esta información?
Para qué se va a usar
Tus derechos en materia de acceso, rectificación y confidencialidad
Rellenar el formulario de selección es un paso obligatorio del proceso de selección o contratación, a menos que la legislación local lo prohíba.
5. Uso de la información
La información que nos facilites se utilizará exclusivamente con el fin de:
Evaluar la idoneidad para un puesto de trabajo o para una colaboración
Determinar si alguna conclusión contrastada o alguna investigación relevante supone un riesgo para los compañeros, los residentes, los clientes o la organización
Apoyo al cumplimiento de las obligaciones en materia de protección, gestión de riesgos y deber de diligencia
La información no se utilizará para ningún fin ajeno a este, como el marketing o la gestión del rendimiento.
Las decisiones que se tomen basándose en esta información serán:
Según consta,
Justo y basado en pruebas, y
Revisado por P&C u otra función autorizada.
6. Acceso y divulgación
El acceso está estrictamente limitado a:
Miembros del equipo de Recursos Humanos y Cultura encargados de la selección de personal o de la gestión de casos
Responsables de contratación (cuando sea necesario)
Personal del departamento jurídico o de cumplimiento normativo (si es necesario)
Solo los altos cargos cuando sea necesario realizar una evaluación de riesgos significativa
La información no se divulgará al exterior, salvo en los siguientes casos:
Cuando lo exija la ley
Cuando sea necesario para garantizar la seguridad de las personas
Con el consentimiento explícito por escrito de la persona
Al entregar la información a investigadores externos autorizados o a organismos reguladores
Se documentarán todas las comunicaciones.
7. Almacenamiento y seguridad
Los registros del formulario de selección se guardarán:
Sepáralos de los expedientes generales de personal cuando sea necesario
Con controles de acceso y registros de auditoría
Solo el personal autorizado puede consultar o actualizar los registros.
8. Conservación y destrucción
La información solo se conservará durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines de evaluación y gestión de riesgos de la organización, y de acuerdo con:
Leyes locales sobre retención
Calendarios de conservación de documentos de la organización
Cuando ya no sea necesaria, la información se destruirá de forma segura mediante métodos aprobados (por ejemplo, borrado digital seguro o destrucción certificada de documentos).
9. Precisión y corrección
Las personas tienen derecho, en la medida en que lo permita la ley, a:
Acceder a la información que se tiene sobre ellos
Si la información está incompleta, desactualizada o es incorrecta, pide que la corrijan
Pide que te aclaren cómo se ha utilizado la información
Las solicitudes se tramitarán con rapidez y de forma justa.
10. Revisión y auditoría
Esta política se revisará cada año, o antes si así lo exigen cambios legales, normativos u operativos.
Se podrán realizar auditorías internas para comprobar que se cumplen los requisitos de privacidad y protección de datos.
11. Incumplimiento
El incumplimiento de esta política puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden llegar hasta el despido, y puede acarrear consecuencias legales.