Política sobre el tractament de la informació de detecció de violència de gènere
1. Propòsit
Aquesta política descriu com l'organització rebrà, emmagatzemarà, avaluarà i utilitzarà la informació recollida a través del Formulari de detecció de violència de gènere ("el Formulari de detecció"). L'objectiu de recopilar aquesta informació és fomentar un lloc de treball segur, respectuós i inclusiu i complir amb les responsabilitats de protecció de l'organització.
2. Àmbit d'aplicació
Aquesta política s'aplica a:
Tots els sol·licitants de feina
Tots els empleats
Tots els contractistes, assessors i treballadors temporals
Qualsevol tercer proveïdor que subministri personal a l'organització
3. Principis
Yugo es compromet amb els següents principis bàsics a l'hora de gestionar informació sensible:
Confidencialitat: Només el personal autoritzat amb una necessitat comercial legítima podrà accedir a la informació.
Compliment de la privadesa: Tot el maneig de la informació s'ajustarà a les lleis de privadesa, ocupació i drets humans aplicables a les jurisdiccions pertinents.
Justícia: La informació no s'utilitzarà per discriminar injustament, però es podrà tenir en compte a l'hora d'avaluar l'adequació del rol, d'acord amb les obligacions de protecció organitzativa.
Minimització de dades: Només es recopilarà i conservarà la informació estrictament necessària per a les avaluacions de seguretat i idoneïtat.
Seguretat: La informació s'emmagatzemarà de manera segura i protegida contra accessos no autoritzats.
4. Recopilació d'informació
La informació es recopila a través del formulari de selecció en el moment de l'ocupació, la contractació o el canvi de rol rellevant.
S'informarà a les persones de:
Per què es recopila la informació
Com s'utilitzarà
Els seus drets d'accés, correcció i confidencialitat
Emplenar el formulari de selecció és una part obligatòria del procés de contractació o selecció de personal, tret que ho prohibeixi la legislació local.
5. Ús de la informació
La informació proporcionada s'utilitzarà únicament amb la finalitat de:
Avaluació de l'idoneïtat per a l'ocupació o la contractació
Determinar si les troballes fonamentades o les investigacions rellevants representen un risc per als col·legues, els residents, els clients o l'organització
Donar suport a les obligacions de salvaguarda, gestió de riscos i deure de diligència
La informació no s'utilitzarà per a cap finalitat no relacionada, com ara màrqueting o gestió del rendiment.
La presa de decisions que es basarà en aquesta informació serà:
Documentat,
Just i basat en l'evidència, i
Revisat per P&C o una altra funció autoritzada.
6. Accés i divulgació
L'accés està estrictament limitat a:
Membres de l'equip de Persones i Cultura responsables de la contractació o la gestió de casos
Responsables de contractació (si cal)
Personal jurídic o de compliment normatiu (si cal)
Només alts directius quan cal una avaluació de riscos significativa
No es divulgarà informació externament excepte:
Quan ho exigeixi la llei
Quan sigui necessari per protegir la seguretat de les persones
Amb el consentiment explícit per escrit del individual
En lliurar-ho a investigadors o reguladors externs autoritzats
Totes les revelacions seran documentades.
7. Emmagatzematge i seguretat
Els registres del formulari de selecció s'emmagatzemaran:
Separat dels expedients generals de personal quan sigui necessari
Amb controls d'accés i pistes d'auditoria
Només el personal autoritzat pot veure o actualitzar els registres.
8. Retenció i destrucció
La informació només es conservarà durant el temps que sigui necessari per complir els propòsits d'avaluació i gestió de riscos organitzatius, i d'acord amb:
Lleis locals de retenció
Calendaris de retenció de documents organitzatius
Quan ja no sigui necessària, la informació es destruirà de manera segura mitjançant mètodes aprovats (per exemple, esborrat digital segur o destrucció certificada de documents).
9. Precisió i correcció
Les persones tenen dret, d'acord amb la llei, a:
Accedir a la informació que tenen sobre ells
Sol·licitar correccions si la informació és incompleta, obsoleta o inexacta
Demanar aclariments sobre com s'ha utilitzat la informació
Les sol·licituds es gestionaran de manera ràpida i justa.
10. Revisió i auditoria
Aquesta política es revisarà anualment, o abans si ho requereixen canvis legals, reglamentaris o operatius.
Es poden dur a terme auditories internes per confirmar el compliment dels requisits de privadesa i protecció.
11. Incompliment
L'incompliment d'aquesta política pot comportar mesures disciplinàries, fins i tot l'acomiadament, i pot tenir conseqüències legals.