Política sobre o tratamento de informações de triagem de violência baseada no género 

1. Objetivo 

Esta política descreve como as informações recolhidas através do Formulário de Triagem de Violência de Género («o Formulário de Triagem») serão recebidas, armazenadas, avaliadas e utilizadas pela organização. O objetivo da recolha dessas informações é apoiar um local de trabalho seguro, respeitoso e inclusivo, bem como cumprir as responsabilidades de proteção da organização. 

2. Âmbito 

Esta política aplica-se a: 

• Todos os candidatos a emprego 

• Todos os funcionários 

• Todos os empreiteiros, consultores e trabalhadores temporários 

• Quaisquer fornecedores terceirizados que forneçam pessoal à organização 

3. Princípios 

Yugo comprometida com os seguintes princípios fundamentais ao lidar com informações confidenciais: 

• Confidencialidade: As informações serão acessadas apenas por pessoal autorizado com uma necessidade comercial legítima. 

• Conformidade com a privacidade: Todo o tratamento de informações estará em conformidade com as leis aplicáveis em matéria de privacidade, emprego e direitos humanos nas jurisdições relevantes. 

• Equidade: As informações não serão utilizadas para discriminar injustamente, mas poderão ser consideradas na avaliação da adequação ao cargo, em conformidade com as obrigações de proteção da organização. 

• Minimização de dados: Apenas serão recolhidas e conservadas as informações estritamente necessárias para as avaliações de segurança e adequação. 

• Segurança: As informações serão armazenadas de forma segura e protegidas contra acesso não autorizado. 

4. Recolha de informações 

As informações são recolhidas através do Formulário de Triagem no momento da contratação, do compromisso ou da mudança de função relevante. 
Os indivíduos serão informados sobre: 

• Por que é que as informações estão a ser recolhidas 

• Como será utilizado 

• Os seus direitos relativos ao acesso, correção e confidencialidade 

O preenchimento do Formulário de Triagem é uma parte obrigatória do processo de recrutamento ou contratação, a menos que seja proibido pela legislação local. 

5. Utilização das informações 

As informações fornecidas serão utilizadas exclusivamente para os seguintes fins: 

• Avaliação da adequação para emprego ou contratação 

• Determinar se quaisquer conclusões comprovadas ou investigações relevantes representam um risco para colegas, residentes, clientes ou a organização 

• Apoiar as obrigações de proteção, gestão de riscos e dever de cuidado 

As informações não serão utilizadas para fins não relacionados, tais como marketing ou gestão de desempenho. 

A tomada de decisões com base nessas informações será: 

• Documentado, 

• Justo e baseado em evidências, e 

• Revisado pela P&C ou outra função autorizada. 

6. Acesso e divulgação 

O acesso é estritamente limitado a: 

• Membros da equipa de Pessoas e Cultura responsáveis pelo recrutamento ou gestão de casos 

• Gerentes de contratação (quando necessário) 

• Pessoal jurídico ou de conformidade (se necessário) 

• Liderança sénior apenas quando for necessária uma avaliação de risco significativa 

As informações não serão divulgadas externamente, exceto: 

• Quando exigido por lei 

• Quando necessário para proteger a segurança das pessoas 

• Com o consentimento explícito por escrito do indivíduo 

• Ao entregar a investigadores ou reguladores terceiros autorizados 

Todas as divulgações serão documentadas. 

7. Armazenamento e segurança 

Os registos do formulário de triagem serão armazenados: 

• Separar dos arquivos gerais de pessoal, quando apropriado.  

• Com controlos de acesso e registos de auditoria 

Apenas pessoal autorizado pode visualizar ou atualizar os registos. 

8. Retenção e destruição 

As informações serão mantidas apenas pelo tempo necessário para cumprir os objetivos de avaliação e gestão de riscos organizacionais, e em conformidade com: 

• Leis locais de retenção 

• Cronogramas de retenção de documentos organizacionais 

Quando não forem mais necessárias, as informações serão destruídas de forma segura, utilizando métodos aprovados (por exemplo, eliminação digital segura ou destruição certificada de documentos). 

9. Precisão e correção 

Os indivíduos têm o direito, conforme permitido por lei, de: 

• Acessar as informações mantidas sobre eles 

• Solicite correções se as informações estiverem incompletas, desatualizadas ou imprecisas. 

• Procure esclarecimentos sobre como as informações foram utilizadas. 

Os pedidos serão tratados de forma rápida e justa. 

10. Revisão e auditoria 

Esta política será revista anualmente, ou mais cedo, se necessário, devido a alterações legais, regulamentares ou operacionais. 
Podem ser realizadas auditorias internas para confirmar a conformidade com os requisitos de privacidade e proteção. 

11. Não conformidade 

As violações desta política podem resultar em medidas disciplinares, incluindo demissão, e podem acarretar consequências legais.