Politique relative au traitement des informations issues du dépistage de la violence sexiste
1. Objectif
Cette politique décrit comment les informations recueillies via le formulaire de dépistage de la violence sexiste (ci-après dénommé « le formulaire de dépistage ») seront reçues, stockées, évaluées et utilisées par l'organisation. La collecte de ces informations a pour objectif de favoriser un environnement de travail sûr, respectueux et inclusif, et de respecter les responsabilités de l'organisation en matière de protection.
2. Champ d'application
Cette politique s'applique à :
Tous les candidats à un emploi
Tous les employés
Tous les entrepreneurs, consultants et travailleurs temporaires
Tout fournisseur tiers fournissant du personnel à l'organisation
3. Principes
Yugo à respecter les principes fondamentaux suivants lors du traitement d'informations sensibles :
Confidentialité : Seul le personnel autorisé ayant un besoin légitime dans le cadre de son activité aura accès aux informations.
Conformité en matière de confidentialité : tout traitement des informations sera conforme aux lois applicables en matière de confidentialité, d'emploi et de droits de l'homme dans les juridictions concernées.
Équité : les informations ne seront pas utilisées à des fins de discrimination abusive, mais pourront être prises en compte pour évaluer l'adéquation au poste, conformément aux obligations de protection de l'organisation.
Minimisation des données : seules les informations strictement nécessaires à l'évaluation de la sécurité et de l'adéquation seront collectées et conservées.
Sécurité : les informations seront stockées de manière sécurisée et protégées contre tout accès non autorisé.
4. Collecte d'informations
Les informations sont recueillies au moyen du formulaire de sélection au moment de l'embauche, de l'engagement ou d'un changement de poste pertinent.
Les personnes concernées seront informées :
Pourquoi ces informations sont-elles collectées ?
Comment il sera utilisé
Leurs droits en matière d'accès, de rectification et de confidentialité
Le remplissage du formulaire de sélection est une étape obligatoire du processus de recrutement ou d'embauche, sauf si la législation locale l'interdit.
5. Utilisation des informations
Les informations fournies seront utilisées uniquement dans le but suivant :
Évaluation de l'aptitude à l'emploi ou à l'engagement
Déterminer si des conclusions étayées ou des enquêtes pertinentes présentent un risque pour les collègues, les résidents, les clients ou l'organisation.
Soutenir les obligations en matière de protection, de gestion des risques et de devoir de diligence
Les informations ne seront pas utilisées à des fins non liées, telles que le marketing ou la gestion des performances.
La prise de décision qui s'appuie sur ces informations sera :
Documenté,
Équitable et fondé sur des preuves, et
Révisé par P&C ou une autre fonction autorisée.
6. Accès et divulgation
L'accès est strictement limité à :
Membres de l'équipe People & Culture responsables du recrutement ou de la gestion des dossiers
Responsables du recrutement (si nécessaire)
Personnel juridique ou chargé de la conformité (si nécessaire)
Direction générale uniquement lorsqu'une évaluation des risques importante est nécessaire
Les informations ne seront pas divulguées à l'extérieur, sauf dans les cas suivants :
Lorsque la loi l'exige
Lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité des personnes
Avec le consentement écrit explicite de la personne concernée
Lors du transfert à des enquêteurs ou régulateurs tiers autorisés
Toutes les divulgations seront documentées.
7. Stockage et sécurité
Les formulaires de dépistage seront conservés :
Séparer des dossiers personnels généraux, le cas échéant.
Avec contrôles d'accès et pistes d'audit
Seul le personnel autorisé peut consulter ou mettre à jour les dossiers.
8. Conservation et destruction
Les informations ne seront conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs d'évaluation et de gestion des risques organisationnels, et conformément aux dispositions suivantes :
Lois locales en matière de conservation
Calendriers de conservation des documents organisationnels
Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, elles seront détruites de manière sécurisée à l'aide de méthodes approuvées (par exemple, suppression numérique sécurisée ou destruction certifiée des documents).
9. Exactitude et correction
Les personnes ont le droit, dans la mesure où la loi le permet, de :
Accéder aux informations détenues à leur sujet
Demandez des corrections si les informations sont incomplètes, obsolètes ou inexactes.
Demandez des précisions sur la manière dont les informations ont été utilisées.
Les demandes seront traitées rapidement et équitablement.
10. Examen et audit
Cette politique sera révisée chaque année, ou plus tôt si nécessaire en raison de changements juridiques, réglementaires ou opérationnels.
Des audits internes peuvent être réalisés afin de vérifier la conformité aux exigences en matière de confidentialité et de protection.
11. Non-conformité
Le non-respect de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement et peut avoir des conséquences juridiques.