Politique relative au traitement des informations de dépistage de la violence fondée sur le genre 

1. Objectif 

Cette politique décrit comment les informations recueillies au moyen du formulaire de dépistage des violences sexistes (« le formulaire de dépistage ») seront reçues, conservées, évaluées et utilisées par l’organisation. La collecte de ces informations vise à favoriser un environnement de travail sûr, respectueux et inclusif et à respecter les obligations de l’organisation en matière de protection des personnes. 

2. Portée 

Cette politique s'applique à : 

• Tous les candidats à l'emploi 

• Tous les employés 

• Tous les entrepreneurs, consultants et travailleurs temporaires 

• Tout fournisseur tiers fournissant du personnel à l'organisation 

3. Principes 

Yugo s'engage à respecter les principes fondamentaux suivants lors du traitement des informations sensibles : 

• Confidentialité : Seul le personnel autorisé ayant un besoin professionnel légitime aura accès à ces informations. 

• Conformité aux règles de confidentialité : Le traitement des informations sera entièrement conforme aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, d'emploi et de droits de la personne dans les juridictions concernées. 

• Équité : Les informations ne seront pas utilisées à des fins de discrimination injuste, mais pourront être prises en compte pour évaluer l'adéquation au poste, conformément aux obligations de protection de l'organisation. 

• Minimisation des données : Seules les informations strictement nécessaires aux évaluations de sécurité et d'adéquation seront collectées et conservées. 

• Sécurité : Les informations seront stockées en toute sécurité et protégées contre tout accès non autorisé. 

4. Collecte d'informations 

Les informations sont recueillies au moyen du formulaire de sélection au moment de l'embauche, de l'engagement ou d'un changement de rôle pertinent. 
Les personnes concernées seront informées de : 

• Pourquoi ces informations sont-elles collectées ? 

• Comment il sera utilisé 

• Leurs droits en matière d'accès, de rectification et de confidentialité 

Le remplissage du formulaire de sélection est une étape obligatoire du processus de recrutement ou d'engagement, sauf si la législation locale l'interdit. 

5. Utilisation des informations 

Les informations fournies seront utilisées uniquement aux fins suivantes : 

• Évaluation de l'aptitude à l'emploi ou à l'engagement 

• Déterminer si des conclusions étayées ou des enquêtes pertinentes présentent un risque pour les collègues, les résidents, les clients ou l'organisation 

• Soutenir les obligations en matière de protection, de gestion des risques et de devoir de diligence 

Ces informations ne seront utilisées à aucune autre fin que celle initialement prévue, notamment pour le marketing ou la gestion des performances. 

La prise de décision qui s'appuie sur ces informations sera la suivante : 

• Documenté, 

• Juste et fondé sur des preuves, et 

• Examiné par le comité des assurances ou une autre fonction autorisée. 

6. Accès et divulgation 

L'accès est strictement limité à : 

• Membres de l'équipe Ressources humaines et Culture responsables du recrutement ou de la gestion des dossiers 

• Responsables du recrutement (le cas échéant) 

• Personnel juridique ou de conformité (le cas échéant) 

• La haute direction uniquement lorsqu'une évaluation des risques importante est nécessaire 

Les informations ne seront pas divulguées à des tiers, sauf : 

• Lorsque la loi l'exige 

• Lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité des personnes 

• Avec le consentement écrit explicite de la personne concernée 

• Lors du transfert à des enquêteurs ou organismes de réglementation tiers autorisés 

Toutes les divulgations seront documentées. 

7. Stockage et sécurité 

Les données du formulaire de dépistage seront conservées : 

• Séparer des dossiers généraux du personnel le cas échéant  

• Avec des contrôles d'accès et des pistes d'audit 

Seul le personnel autorisé peut consulter ou mettre à jour les dossiers. 

8. Rétention et destruction 

Les informations ne seront conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs d’évaluation et de gestion des risques organisationnels, et conformément aux dispositions suivantes : 

• lois locales sur la rétention 

• Calendriers de conservation des documents organisationnels 

Lorsque les informations ne seront plus nécessaires, elles seront détruites de manière sécurisée à l'aide de méthodes approuvées (par exemple, suppression numérique sécurisée ou destruction certifiée de documents). 

9. Exactitude et correction 

Les individus ont le droit, dans les limites permises par la loi, de : 

• Accéder aux informations détenues à leur sujet 

• Veuillez demander des corrections si les informations sont incomplètes, obsolètes ou inexactes. 

• Demandez des précisions sur la manière dont les informations ont été utilisées. 

Les demandes seront traitées rapidement et équitablement. 

10. Examen et audit 

Cette politique sera révisée annuellement, ou plus tôt si des changements juridiques, réglementaires ou opérationnels l'exigent. 
Des audits internes peuvent être menés pour vérifier la conformité aux exigences en matière de protection de la vie privée et de sécurité. 

11. Non-conformité 

Le non-respect de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement, et peut avoir des conséquences juridiques.