Politique relative aux relations personnelles intimes et aux conflits d'intérêts
S'applique aux employés, aux sous-traitants, aux étudiants ambassadeurs et aux résidents.
1. Objectif
Cette politique définit les attentes et les procédures relatives à la gestion des relations personnelles intimes susceptibles de créer des conflits d'intérêts réels, potentiels ou perçus au sein de notre communauté étudiante. Yugo à garantir :
Un environnement sûr et respectueux pour les résidents
Limites professionnelles entre les employés, les étudiants ambassadeurs et les résidents
Transparence et équité dans la prise de décision
Protection contre les déséquilibres de pouvoir, la coercition ou les traitements préférentiels perçus
2. Champ d'application
Cette politique s'applique à :
Tous les employés et sous-traitants
Tous les ambassadeurs étudiants et les leaders parmi leurs pairs
Tous les résidents vivant dans la communauté
Toute personne occupant un poste de confiance ou d'autorité au sein de la résidence
Il couvre les relations personnelles intimes, y compris les fréquentations, les relations sexuelles, les partenariats domestiques et toute relation susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêts.
3. Définitions
Relation personnelle intime
Une relation amoureuse, sexuelle ou domestique qui va au-delà d'une amitié occasionnelle ou d'une interaction professionnelle.
Conflit d'intérêts
Toute situation dans laquelle des intérêts personnels pourraient influencer de manière inappropriée — ou sembler influencer — le jugement professionnel, la prise de décision ou l'accès à des avantages, des opportunités ou des informations.
Déséquilibre des pouvoirs
Une dynamique relationnelle dans laquelle l'une des parties dispose d'une autorité, d'une influence ou d'un accès à des informations susceptibles d'affecter le bien-être, la sécurité, les privilèges ou l'expérience de logement de l'autre partie.
4. Déclarations de politique générale
4.1 Employés et étudiants ambassadeurs
Les employés et les étudiants ambassadeurs ne doivent pas nouer, entretenir ou poursuivre des relations personnelles intimes avec des résidents lorsqu'il existe un déséquilibre de pouvoir, notamment, mais sans s'y limiter :
Responsabilités en matière de supervision, de discipline, de soutien ou de mentorat
Accès aux informations confidentielles concernant le résident
Influence sur l'attribution des chambres, les services, les opportunités ou la sélection des étudiants ambassadeurs
Rôles pouvant avoir une incidence sur l'expérience de logement du résident
Lorsqu'une relation s'est formée ou existait auparavant, elle doit être immédiatement divulguée à l'adresse à l'aide du formulaire formulaire de déclaration de conflit d'intérêts .
4.2 Relations entre résidents
Les résidents sont libres d'entretenir des relations consensuelles entre eux, à condition que :
Ils ne causent pas de harcèlement, de problèmes de sécurité ou de perturbations au sein de la communauté.
Ils ne sont ni abusifs ni coercitifs.
Ils n'impliquent pas les individus dans des rôles d'ambassadeurs étudiants ou de leadership sans divulgation si un conflit survient.
Si une relation soulève des préoccupations en matière de bien-être ou donne lieu à un conflit apparent, l'organisation peut prendre des mesures raisonnables pour la gérer.
4.3 Relations interdites
L'organisation interdit strictement toute relation intime qui :
Est non consensuel
Exploite un déséquilibre des pouvoirs
Enfreint les politiques de protection, de protection des enfants ou de lutte contre le harcèlement.
Implique qu'un employé ou un ambassadeur tente d'influencer ou de récompenser un résident en raison de leur relation.
Les infractions peuvent entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement ou à l'exclusion du programme des étudiants ambassadeurs.
5. Obligations d'information
5.1 Divulgation obligatoire
Les employés et les résidents (jouant le rôle d'ambassadeurs étudiants) doivent divulguer toute relation intime susceptible de présenter un conflit d'intérêts dès que cela est raisonnablement possible.
La divulgation est requise lorsque :
Une relation existe déjà
Une relation vient de commencer.
Une relation antérieure peut encore créer des problèmes de perception.
Il existe un potentiel d'influence ou d'autorité fondé sur le rôle.
Les divulgations doivent être faites de manière confidentielle à :
Le directeur général, le directeur de la résidence ou
Personnes et culture (pour les employés et les sous-traitants)
6. Gestion des conflits d'intérêts
Une fois le conflit révélé, l'organisation évaluera sa nature et mettra en œuvre des mesures de gestion raisonnables, qui peuvent inclure :
Modification des lignes hiérarchiques ou des lignes de reporting
Ajuster les tâches des étudiants ambassadeurs ou réattribuer les responsabilités
Restriction de l'accès à certaines informations ou à certains systèmes
Modifier les conditions de vie, lorsque cela est approprié et possible
Fournir des conseils ou des avertissements concernant les limites professionnelles
L'objectif n'est pas d'interdire les relations, mais de garantir l'équité, la sécurité et une conduite professionnelle.
7. Confidentialité et vie privée
Toutes les divulgations seront traitées :
Confidentialité
Dans le respect des personnes concernées
Conformément aux lois applicables en matière de confidentialité et d'emploi
Les informations ne seront communiquées qu'au personnel ayant un besoin légitime d'en connaître afin de évaluer et gérer le conflit.
8. Conséquences du non-respect
Le fait de ne pas divulguer une relation intime susceptible de créer un conflit d'intérêts peut entraîner :
Mesures disciplinaires (employés, y compris les étudiants ambassadeurs)
Retrait des programmes d'ambassadeurs étudiants
Révision du contrat de logement pour les résidents
Résiliation du contrat de travail ou du contrat, le cas échéant
L'abus d'autorité dans le cadre d'une relation intime sera considéré comme une violation grave de la politique.
9. Considérations relatives à la protection et au bien-être
En cas de suspicion de coercition, de harcèlement ou d'abus, la question sera traitée conformément aux politiques de l'organisation en matière de protection, de harcèlement ou de violence sexiste. Les personnes concernées pourront être orientées vers des services d'aide, le cas échéant.
10. Révision de la politique
Cette politique sera révisée chaque année ou selon les besoins en raison de changements dans :
législation
Structure organisationnelle
Opérations résidentielles
Préserver les attentes