Comment se préparer à la vie après l'université 💡
Politique relative aux relations personnelles intimes et aux conflits d'intérêts
S'applique aux employés, aux contractuels, aux ambassadeurs étudiants et aux résidents.
1. Objectif
Cette politique établit les attentes et les procédures relatives à la gestion des relations personnelles intimes susceptibles de créer des conflits d'intérêts réels, potentiels ou perçus au sein de notre entreprise. Résidence étudiante communauté. Yugo vise à assurer :
Un environnement sûr et respectueux pour les résidents
Limites professionnelles entre les employés, les ambassadeurs étudiants et les résidents
Transparence et équité dans la prise de décision
Protection contre les déséquilibres de pouvoir, la coercition ou le traitement préférentiel perçu
2. Portée
Cette politique s'applique à :
Tous les employés et sous-traitants
Tous les ambassadeurs étudiants et les pairs leaders
Tous les résidents vivant dans la communauté
Toute personne occupant une position de confiance ou d'autorité au sein de la résidence
Elle couvre les relations personnelles intimes, y compris les relations amoureuses, les relations sexuelles, les partenariats domestiques et toute relation susceptible de donner lieu à un conflit d'intérêts.
3. Définitions
relation personnelle intime
Une relation amoureuse, sexuelle ou familiale qui va au-delà d'une simple amitié ou d'une interaction professionnelle.
Conflit d'intérêts
Toute situation où des intérêts personnels pourraient indûment influencer – ou sembler influencer – le jugement professionnel, la prise de décision ou l’accès aux avantages, aux opportunités ou à l’information.
Déséquilibre des pouvoirs
Une dynamique relationnelle dans laquelle une partie a l'autorité, l'influence ou l'accès à des informations qui pourraient affecter le bien-être, la sécurité, les privilèges ou l'expérience de logement de l'autre.
4. Énoncés de politique générale
4.1 Employés et ambassadeurs étudiants
Les employés et les ambassadeurs étudiants ne doivent pas entamer, rechercher ou maintenir de relations personnelles intimes avec des résidents avec lesquels il existe un déséquilibre de pouvoir, y compris, mais sans s'y limiter :
Responsabilités de supervision, de discipline, de soutien ou de mentorat
Accès aux informations confidentielles concernant le résident
Influence sur l'attribution des chambres, les services, les opportunités ou la sélection des ambassadeurs étudiants
Rôles susceptibles d'avoir un impact sur l'expérience de logement du résident
Lorsqu'une relation s'est formée ou a existé par le passé, elle doit être divulguée. utiliser immédiatement le formulaire de déclaration de conflit d'intérêts .
4.2 Relations entre résidents
Les résidents sont libres d'entretenir des relations consenties entre eux, à condition que :
Ils ne créent ni harcèlement, ni problèmes de sécurité, ni perturbations au sein de la communauté.
Ils ne sont ni exploiteurs ni coercitifs.
Ils n'impliquent pas d'individus dans des rôles d'ambassadeur étudiant ou de leadership sans divulguer tout conflit d'intérêts éventuel.
Si une relation soulève des préoccupations en matière de bien-être ou un conflit perçu, l'organisation peut prendre des mesures raisonnables pour la gérer.
4.3 Relations interdites
L'organisation interdit formellement toute relation intime qui :
Est non consensuel
Exploite un déséquilibre de pouvoir
Violation des politiques de protection de l'enfance, de sauvegarde ou de lutte contre le harcèlement
Implique un employé ou un ambassadeur qui tente d'influencer ou de récompenser un résident en raison de cette relation.
Les infractions peuvent entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la résiliation ou l'exclusion du programme d'ambassadeurs étudiants.
5. Obligations de divulgation
5.1 Divulgation obligatoire
Les employés et les résidents (occupant des fonctions d'ambassadeur étudiant) doivent divulguer toute relation intime susceptible de présenter un conflit d'intérêts dès que possible.
La divulgation est requise lorsque :
Une relation existe déjà.
Une relation a récemment débuté.
Une relation antérieure peut encore créer des problèmes de perception.
Il existe un potentiel d'influence ou d'autorité fondée sur le rôle.
Les divulgations doivent être faites de manière confidentielle à :
Le directeur général, le directeur de résidence ou
Ressources humaines et culture (pour les employés et les sous-traitants)
6. Gestion des conflits d'intérêts
Une fois le conflit révélé, l’organisation évaluera sa nature et mettra en œuvre des mesures de gestion raisonnables, qui peuvent inclure :
Modification des lignes hiérarchiques ou de responsabilité
Ajustement des fonctions des ambassadeurs étudiants ou réattribution des responsabilités
Restreindre l'accès à certaines informations ou à certains systèmes
Modifier les conditions de vie, lorsque cela est approprié et possible
Fournir des conseils ou des avertissements concernant les limites professionnelles
L’objectif n’est pas d’interdire les relations, mais de garantir l’équité, la sécurité et une conduite professionnelle.
7. Confidentialité et respect de la vie privée
Toutes les divulgations seront traitées comme suit :
Confidentiellement
Dans le respect des personnes concernées
Conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée et d'emploi
Les informations ne seront partagées qu'avec le personnel qui a un besoin légitime d'en prendre connaissance afin d' évaluer et de gérer le conflit.
8. Conséquences du non-respect des règles
Le fait de ne pas déclarer une relation intime susceptible de créer un conflit d’intérêts peut entraîner :
Mesures disciplinaires (employés, y compris les ambassadeurs étudiants)
Retrait des programmes d'ambassadeurs étudiants
Examen des contrats de logement pour les résidents
Résiliation du contrat de travail ou du contrat le cas échéant
Tout abus d'autorité dans le cadre d'une relation intime sera considéré comme une violation grave du règlement.
9. Considérations relatives à la protection et au bien-être
En cas de suspicion de coercition, de harcèlement ou d'abus, la situation sera gérée conformément aux politiques de l'organisation en matière de protection, de harcèlement et de violence sexiste. Les personnes concernées pourront être orientées vers des services de soutien, le cas échéant.
10. Examen des politiques
Cette politique sera révisée annuellement ou au besoin en raison de changements dans :
Législation
Structure organisationnelle
Opérations de résidence
Protection des attentes